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Tutorial Adsense

✍ Cómo escribir correctamente un correo electrónico de muestra

Escribir correos electrónicos es una de las tareas más habituales en la actualidad. El correo electrónico se ha convertido en una parte integral de nuestro trabajo diario.

Para dominar adecuadamente el arte de la redacción de correos electrónicos, primero debemos comprender lo siguiente:

¿Cómo leemos los correos electrónicos?

Si ha estado usando Internet durante mucho tiempo, encontrará que la forma en que las personas usan el correo electrónico ha cambiado mucho en los últimos años. Esto se debe principalmente al rápido desarrollo de los dispositivos móviles.

Mediante el uso de teléfonos móviles, los lectores pueden esperar un tren sobre la marcha, durante la hora del almuerzo o en la estación de tren. Por tanto, es difícil enfocar la pantalla y basta con concentrarse. Esta situación puede causar interrupciones y dificultar la lectura de correos electrónicos largos. Existe una tendencia creciente a posponer los mensajes largos «posteriores». (Nunca) Y ensayos cortos que saltan entre líneas.

Si queremos que nuestros correos electrónicos se lean y no se olviden, necesitamos escribir un correo electrónico para que podamos leerlo de manera fácil y concisa. Esto asegurará que el destinatario no lo mueva en el futuro. (En el olvido) Y lea todos los correos electrónicos.

¿Qué debemos hacer? Es muy sencillo, tenemos que redactar un email conciso, estructurado, claro y directo. Para que puedas ver cómodamente en la pequeña pantalla y si estás distraído o te falta tiempo, los pilares más importantes llamarán tu atención. más importante, Las ideas más importantes se pueden resaltar en negrita.

Instrucciones para escribir el correo electrónico perfecto:

Un correo electrónico corto, en particular, requiere mucha atención y habilidad. Al final del día, se debe incluir toda la información importante.

Dirección de correo electrónico correcta

No solo debe elegirse correctamente la dirección del destinatario, sino que su dirección también debe elegirse correctamente. Al escribir a un cliente, es importante que sea la dirección de correo electrónico de la empresa. Utilice siempre la misma dirección de correo electrónico cuando se comunique.

caso

El factor decisivo suele ser si lee su correo electrónico ahora o más tarde. No es fácil escribir un tema más visible que un buzón. Pero hoy existe un recurso que nos permite hacer grandes cambios; Emoticonos

Esta cadena está destinada a brindar al destinatario un conocimiento directo del contenido del correo electrónico y alentarlo a leer. Si incluimos emojis en la línea de asunto, no solo llamarán la atención, sino que los gráficos también nos ayudarán a comprender con mayor claridad el contenido del correo electrónico.

Suele ofrecer un tema central y utilizar frases cortas. Un tema breve no siempre es suficiente, pero puede ahorrar tiempo y promover una comunicación enfocada.

saludar

Al escribir un correo electrónico, «saludo» es la frase más importante. En ningún caso no debe omitirse y, si es posible, nunca ser anónimo («Damas y caballeros»). Averigüe su nombre de contacto y escríbale personalmente. Además, siempre debe prestar atención a la ortografía correcta del nombre o, si es necesario, simplemente volver a preguntar.

También es necesario mencionar el título existente. Se puede omitir la dirección «Herr» o «Herrin». En este caso se ve así: «Estimado Dr. Castro» … Si es una relación casual, «Hola» En locales comerciales, siempre debe usar expresiones aleatorias o similares.

Seleccionar información

Para que la carta sea lo más breve posible, la información debe recopilarse de antemano. Si comienza a escribir desesperadamente, sin importar lo que piense, su destinatario puede sentirse desorganizado y no hacer ningún esfuerzo por colocar las ideas de manera ordenada. Lo mismo sucede si envía varios correos electrónicos seguidos porque olvidó archivos adjuntos o información importante.

Así que primero reúna toda la información, luego intente organizar los temas y el contenido para que el orden de lectura les ayude a entenderlos. Proporcione solo la información que sea estrictamente necesaria para que el lector comprenda el contexto del correo electrónico. Si desea discutir 2-3 temas diferentes con el mismo socio comercial, elimine toda la información innecesaria y divida el contenido en varios correos electrónicos.

También puede escribir dos correos electrónicos separados con temas relacionados e información relacionada. Porque los correos electrónicos se suelen archivar según el tema o proyecto. El destinatario debe seleccionar dos temas en el correo electrónico que es posible que no se encuentren en una búsqueda posterior.

Correo electrónico estructurado

La estructura de las palabras clave es especialmente importante para los correos electrónicos. Nada duele más la vista que un párrafoPor lo tanto, sea directo y específico al usar párrafos y listas.

Con el método de la pirámide invertida, comience con la información más importante y coloque la información o los desarrollos menos importantes al final. Esto le permite concentrarse en la información e identificar lugares de interés.

Usa marcadores y números

Las listas se entienden mejor cuando se presentan como listas con viñetas o incluso como palabras sueltas. De esta manera, los lectores pueden ver el contenido importante de inmediato y, si es necesario, insertar sus comentarios directamente debajo de las viñetas relevantes. Alternativamente, puede usar letras o párrafos en negrita para enfatizar los puntos más importantes.

Texto correcto

Ahora debe verificar su correo electrónico nuevamente antes de enviarlo. Después de todo, los errores ortográficos, de coma o de puntos pueden propagarse rápidamente y parecer poco profesionales. Además, preste atención al uso correcto de las letras mayúsculas, que a menudo se olvidan hoy.

Para decir adiós

Toda buena carta termina con un saludo, aunque haya sido una larga conversación de antemano. La opción más corta es un saludo breve, que es la más eficaz; «Atentamente», «Sincero» Oh «Hola»

Los saludos con un toque personal son particularmente atractivos, Pero no seas demasiado grosero. Por ejemplo: «Saludos cordiales a Carlos» Oh «Atentamente De Miami «

Firma del remitente

Cada correo electrónico que envía contiene Firma creada previamente con sus datos de contacto… Asegúrese de que sus datos estén siempre actualizados. Si el destinatario intenta comunicarse con usted sin éxito, lo encontrará poco profesional y, a menudo, molesto.

Formato uniforme

Ahora puede estandarizar el formatoAsegúrese de utilizar la misma fuente y tamaño para todos los correos electrónicos. Esto es esencial para un look profesional. Luego use letras en negrita o de colores para marcar tareas, ideas importantes, números o fechas límite.

Verificar dirección

Ahora verifique nuevamente si la dirección del destinatario es correcta y luego envíe el correo electrónico. Cuando publique un archivo adjunto, asegúrese de que esté realmente adjunto. Y trate de no exceder los 5 MB, de lo contrario podrá utilizar el servicio para enviar archivos adjuntos grandes a través de We Transfer.

Reglas y consejos básicos para escribir cartas.

generalmente, Escribir buenas letras no es ciencia espacial. Con un poco de práctica y precaución, se familiarizará rápidamente con una nueva forma de redactar correo electrónico para dispositivos móviles. Evita los errores clásicos que se siguen repitiendo.… Así que aquí están las reglas y consejos básicos más importantes para que su próximo correo electrónico no salga mal:

  • Pedir prestado y crear una palabra en inglés A menudo están acostumbrados a comportarse de la manera más profesional o profesional posible. Desafortunadamente, esto a menudo falla, abruma al destinatario o crea confusión y ambigüedad. Sea claro, conciso y simple.
  • Comunicación amable y educada Este es el comienzo y el final de una buena relación comercial. Entonces, Mantenga siempre la calma y sea educado, incluso si sus emociones están tratando de decir más.• Nunca utilice varios signos de exclamación o interrogación, esto es intrusivo y hostil. Mantenga siempre la calma y no use demasiadas letras mayúsculas.
  • Emoticonos o emoticonos No son visibles en el contenido de los correos electrónicos oficiales ni en los contactos de los clientes.
  • La abreviatura debe ser Es mejor evitarlo. Como regla general, «solo como referencia» o «lo antes posible» crea más confusión que claridad.
  • La sátira a menudo se malinterpreta cuando se trata de escribir. Por tanto, no se utiliza comercialmente. Es mejor guardar los chistes para amigos o compañeros de trabajo.
  • atajo Son una gran herramienta, pero deben usarse sabia y apropiadamente. Asegúrate de vincular solo a sitios web de buena reputación. Y no permita que los enlaces al contenido real de la carta lo distraigan.
  • usar Deben guardarse y abrirse antes de leer. Tomará un poco de tiempo. Por favor asegúrese de tener el adjuntoLos archivos adjuntos son la principal fuente de errores al enviar correos electrónicos. ¿Cuándo debo adjuntar documentos?
    • Si el documento es muy complejo, escríbalo en el mismo cuerpo de la carta.
    • Si el documento es muy grande, tiene muchas páginas.
    • Si es un documento legalmente vinculante que requiere la misma copia que el original.
  • Si envía archivos muy sensibles por su contenido Lo que temes se puede cambiar Usar formato PDF Esto hace que sea más fácil y seguro enviar documentos de texto e imágenes, y convertir documentos de Word a PDF para facilitar el transporte y garantizar que el contenido no se distorsione.

Otros aspectos importantes a considerar

Mantente en correspondencia

Una vez que comienza la conversación, debes seguir adelante. Eso también incluye No elimine ningún mensaje escrito anteriormente, Pero guárdelos en la carpeta correspondiente. Por tanto, la información recibida se puede volver a leer. Esto evita malentendidos y ambigüedades y hace que sea fácil y sencillo mencionar tareas y citas o citar correos electrónicos anteriores.

Aunque el comentario «Ö:» Oh «Hacia adelante:» El asunto se puede abreviar y las conversaciones pasadas se pueden guardar como texto en un correo electrónico. Luego, organiza toda la información de forma clara. El espacio de almacenamiento para correos electrónicos de texto normales es insignificante.

Las cadenas son ásperas

Si desea intercambiar mensajes con varias personas al mismo tiempo, existen muchos sitios web que son adecuados para este comportamiento, como grupos, foros, chats, etc. El correo electrónico es un asunto privado. Si recibe un mensaje en cadena, no lo reenvíe a su lista de contactos porque si lo recibe:

  1. Dan su dirección de correo electrónico sin su permiso, lo que viola la privacidad de todos los contactos.
  2. Chainmail es un acto ilegal de ciertas personas. Recopilan todas las direcciones y luego las venden a quienes envían anuncios de forma activa.
  3. Cuando reenvía un mensaje de otra persona, está enviando información no solicitada que es ilegal en muchos países del mundo.

El servicio de mensajería solo está diseñado para grupos de trabajo que necesitan intercambiar información. Si le escribo a un colega que está interesado en la empresa, él puede reenviarlo a su secretaria u otro colega y lo sé. Este es un acto legal. El servicio de reenvío de correo electrónico no está diseñado para transmitir información humana y emocional que pueda publicarse en su propio sitio web, blog, grupo o foro.

Si necesito reenviar un mensaje a otro destinatario, necesito borrar la dirección de la persona que me envió el mensaje, a menos que necesite que dos personas se contacten entre sí.

Nunca debemos dar las direcciones de correo electrónico de otras personas a otras personas sin su permiso. Esto viola la confidencialidad.

Cuando necesito enviar un mensaje a dos destinatarios que no se conocen por motivos profesionales, escribo la dirección del destinatario principal en el campo TO … y al segundo destinatario en el CC. La dirección del destinatario es la persona. Cuando envío un mensaje a dos destinatarios, necesito anotar que este correo electrónico se envió a ambos destinatarios para que los lectores sepan que este correo electrónico no es completamente personal.

Si por alguna razón necesito enviar un correo electrónico a varias direcciones en un grupo, necesito poner todas las direcciones en un bcc, es decir. sin ella. Compartir el correo electrónico de mi contacto con otros usuarios con los permisos adecuados.

Envíe un mensaje en cadena para activar una alerta de virus. Si envía un mensaje en cadena desde su cuenta, se introducirá en el sistema internacional como un generador de virus y spam, y muchas personas pueden impedir que lo haga.

A menos que sea una solicitud de publicidad, la publicidad por correo electrónico está prohibida. No envíe anuncios a personas que no los soliciten.

Presta atención a la escritura en la carta.

Con el desarrollo del lenguaje del chat, en muchos casos, la gente piensa que las letras virtuales deben escribirse como un chat. También se ha desarrollado un completo lenguaje de programación para chatear en inglés. Todavía no está claro en español, aunque algunas personas cambian QU por K o algo así. Esto no funciona al escribir cartas virtuales.

  1. No se recomienda utilizar letras mayúsculas en Internet. La capitalización en Internet se entiende como CRIC. Quien escribe en mayúsculas es como un grito. MAYÚSCULAS AGUDAS se usa en situaciones muy especiales como esta, te explicamos por qué no se debe escribir con mayúscula …
  2. Si desea enfatizar una palabra, es mejor usar * p. Ej. * Asterisco * o _Underline_ o -> esta flecha. El uso de comillas tiene un significado despectivo o doble.
  3. Los emoticonos, esas caritas que siempre están arriba, son muy importantes en el chat, pero no lo son en las tarjetas virtuales. Si no los usa, mucho mejor.
  4. Las palabras en letras no cambian ni se acortan, como en el chat por ejemplo: «Quiero decirte, me gustas mucho».
  5. Si usa el correo electrónico para comunicarse con personas de otros países de América Latina y ellos usan términos desconocidos, no lo mencione. Si comprende, no les diga ni «corrija» lo que es correcto en su área pero incorrecto en otras áreas. Solo pregunte si el término es lo suficientemente difícil de entender. Si, por el contrario, es víctima de un «ajuste regional», explique que esta frase o localidad se utiliza en su área. Sin embargo, en general, intente utilizar el español internacional tanto como sea posible.

No cambie de buzón con frecuencia

A las personas que han almacenado el correo electrónico durante años les resulta más conveniente mantenerse en contacto y tomar posición. Cambiar su dirección de correo electrónico es como cambiar su número de casa o número de teléfono. Solo se cambia en circunstancias especiales.

Crea un correo electrónico para navegar por Internet

No use su dirección de correo electrónico personal para registrarse en grupos, foros, promociones y cualquier cosa que inunde su correo electrónico con spam. En este caso, es mejor usar dos letras.

Un ejemplo de un correo electrónico corto y bien estructurado:

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